Een IT-project dat was begroot op 5 miljoen dollar maar dat uiteindelijk 200 miljoen dollar kost: het is een klassiek geval van zwarte zwaan. Zwarte zwanen zijn zeldzame en onvoorspelbare gebeurtenissen met een zeer grote impact. Gebeurtenissen die als je erop terugkijkt niet zo onwaarschijnlijk zijn als ze leken. Dat geldt zeker bij IT-projecten: die zijn tegenwoordig zo omvangrijk en raken aan zoveel aspecten van organisaties dat ze een enorm risico vormen.

Dat bedreigt niet alleen bedrijven en banen van topmanagers: complete steden en landen lopen gevaar. Hong Kong kan erover meepraten: maanden durende IT-problemen op het vliegveld aldaar hebben de Hongkongse economie in 1998 en 1999 600 miljoen dollar aan gederfde bedrijfsinkomsten gekost.

Hoewel software tegenwoordig een integraal onderdeel is van allerlei producten (denk aan de complexe software in auto’s), weten de managers en ingenieurs die de kar trekken vaak te weinig over het implementeren van die technologische component. Daardoor gaat er van alles mis. Zoals bij de Airbus A380: de Duitse en Spaanse fabrieken gebruikten een oudere versie van de productontwikkelingssoftware dan de Britse en Franse. Dat zorgde voor herhaaldelijke vertragingen van een half jaar, een val van de aandelenkoers met 26 procent en ontslagen op hoog niveau.

Toename rampzalige projecten
Het aantal desastreuze IT-projecten zal de komende jaren toenemen, voorspellen analisten die onlangs het grootste onderzoek ooit op dit vlak hebben afgerond. Zij vergeleken voor 1471 IT-projecten de budgetten en beoogde resultaten met wat die projecten uiteindelijk opleverden en kostten. Het ging daarbij vooral om publieke instanties (92 procent) in de VS (83 procent), maar de onderzoekers claimen dat deze resultaten ook voor Europa en voor commerciële bedrijven opgaan.

De gemiddelde kostenoverschrijding bleek 27 procent. Maar dat gemiddelde maskeert een veel schokkender cijfer: het grote aantal gigantische overschrijdingen. Bij een op de zes bestudeerde projecten werden de kosten met 200 procent en de opleveringstermijn met bijna 70 procent overschreden. Het aantal zwarte zwanen bleek buitenproportioneel groot – iets wat managers en consultants ontgaat doordat ze naar gemiddelden kijken en niet naar de vele zéér schadelijke uitschieters.

Zwarte-zwaan-stresstest
Zwarte IT-zwanen worden organisaties die zich toch al geconfronteerd zagen met ernstige problemen vaak fataal. Elk bedrijf dat een groot IT-project overweegt, zou een zwarte-zwaan-stresstest moeten doen, aan de hand van twee kernvragen:

1. Is ons bedrijf sterk genoeg om de klap op te vangen als het budget van het grootste IT-project met 400 procent of meer overschreden wordt en slechts 25 tot 50 procent van de beoogde resultaten worden gehaald?
   
2. Kan ons bedrijf het aan als 15 procent van de kleinere IT-projecten (dus niet de projecten die alle aandacht krijgen maar de secundaire, die vaak over het hoofd worden gezien) de kostenramingen met 20 procent overschrijden?

Doorstaat je bedrijf de stresstest met vlag en wimpel? Dan is het verstandig om nog een paar extra voorzorgsmaatregelen te treffen, zoals ook de managers van wél succesvolle projecten deden:

1. hak het project op in stukjes van beperktere omvang, complexiteit en duur,
   
2. plan vooraf hoe je omgaat met onvermijdelijke risico’s en
   
3. zorg voor de beste prognosetechnieken die er zijn (zoals de reference class forecasting-methode, goed voor een Nobelprijs).

Enkele feiten over ontspoorde IT-projecten

• 67% van de bedrijven zette onsuccesvolle projecten niet stop.
  
• 61% rapporteerde ingrijpende conflicten tussen lijn- en projectmanagement.
  
• 34% zette projecten op die niet in lijn waren met de bedrijfsstrategie.
  
• 32% kampte met extra werk door niet op elkaar afgestemde projecten.

(Bron: Bent Flyvbjerg en Alexander Budzier in Harvard Business Review)